Démarches auprès des ambassades. Les règles

I.VISITES AUX AMBASSADES

Quel est le rôle d’un ambassadeur ?


II, PREPARATIFS EN VUE D’UNE VISITE A L’AMBASSADE

L’ambassadeur est le représentant le plus élevé en grade de son pays auprès d’un pays étranger. Se rendre à l’ambassade d’un pays est, par conséquent, un moyen de connaître les préoccupations d’Amnesty international au gouvernement du pays –cible. Parfois, ces visites peuvent mener à un dialogue grâce auquel Amnesty international pourra recueillir des renseignements sur des prisonniers individuels ou sur d’autres aspects de la situation des droits de l’homme dans le pays en question.

Dans la plupart des cas, l’ambassade fonctionne comme une entité administrative, comme un poste d’écoute pour tout ce qui se passe dans le pays-hôte et comme un défenseur des intérêts de son pays. Dans l’accomplissement de ces tâches, l’ambassade suivra la procédure diplomatique traditionnelle.
En général, l’ambassadeur ne sera pas à même de prendre des décisions et devra rendre compte à son Ministère des Affaires étrangères de ses rencontres. Ceci s’applique également aux visites des délégations d’Amnesty International. L’ambassade peut, bien entendu, avoir une grande influence, selon la manière dont elle rend compte au Ministère ou demande de nouvelles instructions.

Que faire si le pays que je veux toucher n’a pas d’ambassade en Belgique ?

La plupart des pays n’ont pas d’ambassade dans tous les pays du monde, même si les relations diplomatiques existent. Dans ce cas, le représentant diplomatique est souvent chargé des relations avec les pays voisins de celui où il est basé (on dit qu’il est accrédité auprès de ces autres pays).

Si le pays n’a pas d’ambassade dans le pays de la Section, il sera difficile d’organiser une visite. Mais si un ambassadeur basé dans un autre pays est accrédité auprès du pays de la Section, les visites peuvent être coordonnées entre les deux Sections. L’information sur des cas des prisonniers et les questions peuvent être envoyées par l’intermédiaire de la Section du pays où l’ambassadeur est basé.

Cependant, comme l’ambassadeur est accrédité auprès des deux pays, les lettres n’ont pas besoin d’être coordonnées entre les deux Sections. Les visites doivent être coordonnées, mais les démarches par lettres peuvent être faites sans consultation préalable entre les Sections ;la coordination est néanmoins souhaitable si l’on envisage une démarche très importante.

Les noms et les adresses des ambassadeurs peuvent êtres trouvés dans l’annuaire de téléphone ou dans les annuaires publiés par la plupart des Ministères des Affaires étrangères (listes diplomatiques). Ou encore sur diplobel en cliquant ICI


II, PREPARATIFS EN VUE D’UNE VISITE A L’AMBASSADE

Que dois je faire avant ma visite en ambassade ?

Une fois la décision prise, il est essentiel de bien préparer la visite. Si la visite est faite dans le cadre d’une campagne, le matériel de campagne sera l’élément principal de la préparation. La clé d’une visite réussie est la bonne connaissance des préoccupations d’Amnesty International, de ce que l’on cherche à obtenir et la préparation à l’avance des réponses aux questions que l’ambassadeur est susceptible de poser.

Si le temps le permet, les groupes travaillant sur des cas dans le pays devraient êtres informés à l’avance et incités à présenter un bref résumé de leur cas ainsi que les questions à poser à l’ambassadeur. Ces informations pourraient êtres réunis dans un mémorandum. Si le temps disponible est trop court, on peut puiser ces renseignements dans les dossiers de prisonniers au secrétariat. Dans tous les cas, il faut se conformer aux instructions des case-sheetts et ne donner que des renseignements externes.

Des informations sur d’autres préoccupations d’Amnesty International pourraient êtres également préparés sous la forme d’un texte bref. On trouvera ces renseignements dans le matériel de campagne. N’utiliser que les textes externes. Ne pas utiliser les recommandations, etc. dans les Actions Urgentes et d’autres matériels de campagne. On peut utiliser ce qui paraît dans le bulletin externe.

Il est également très important que la visite soit coordonnée, tant au sein de la Section que par rapport aux actions possibles du Secrétariat International. Si plusieurs groupes s’occupent de cas dans le pays en question, ces cas doivent êtres inclus dans les préoccupations présentées à l’ambassade Dans certaines Sections, il faudra veiller à la coordination entre les groupes d’adoption et les groupes professionnels ou autres groupes spécialisés. Cette coordination sera assurée par le secrétariat de la Section ou par un coordonnateur spécialement chargé des visites aux ambassades.

Si la visite à l’ambassade ne se place pas dans le cadre d’une campagne ou n’est pas, par ailleurs, demandée par le Secrétariat International, il sera néanmoins utile de consulter le Secrétariat International avant la demande de rendez-vous. Le Secrétariat international pourra souvent fournir des nouvelles fraîches relatives au pays et suggérer des questions à poser à l’ambassade.

La première demande à faire est une demande de rendez-vous avec l’ambassadeur par une lettre où l’on présentera brièvement le mouvement Amnesty International, en joignant un exemplaire des statuts d’Amnesty International, un résumé des préoccupations que la Section souhaite évoquer. La Section doit proposer une date et, si possible, indiquer les noms et les fonctions au sein de la Section des membres de la délégation. La lettre peut aussi annoncer un coup de téléphone de quelqu’un de la Section pour convenir des détails.

Puisque l’ambassadeur est le représentant le plus élevé en grade de son gouvernement, la demande d’entrevue doit être signée par le représentant le plus qualifié de la Section, par exemple le président ou un membre du C.A.. Les arrangements pratiques peuvent être confiés au secrétariat de la Section ou à la personne chargée de la coordination des visites aux ambassades.

Que faire en cas d’absence de réponse de l’ambassade à ma demande visite ?

Faute de réponse sous quinzaine, la personne chargée de la demande doit appeler l’ambassade pour demander si la lettre a été reçue et si la rencontre peut avoir lieu. L’absence de réponse est peut –être due au fait que l’ambassade ne désire pas la visite mais il est important de ne pas donner l’impression à l’ambassade que la Section ne s’y intéresse plus, simplement parce qu’il n’y a pas eu de réponse positive immédiate. Cet appel peut être répété à des intervalles de 15 jours. Si la réponse ne vient toujours pas, on peut envoyer une deuxième lettre en soulignant l’importance que la Section attache au dialogue avec l’ambassade. On doit aussi demander des explications sur les raisons de refus de la rencontre.

Si l’ambassade refuse toujours la rencontre, les informations et les préoccupations peuvent être évoquées dans une lettre. Les textes et les mémorandums préparés seront joints et les questions se référant à ces informations seront posées. Si la visite se place dans le cadre d’une campagne, la Section peut envisager de se rendre à l’ambassade sans rendez-vous pour présenter une pétition ou un rapport d’Amnesty International.(Les lettres doivent être courtoises et bien présentées. Il faut s’adresser à l’ambassadeur par "Votre Excellence", etc.). La non-observation de ceci peut aller à l’encontre du but visé, l’ambassadeur pouvant se sentir offensé.

Si l’ambassade refuse obstinément l’entrevue, la Section peut envisager de rendre le fait public, en exprimant ses regrets devant cette attitude.

Qui doit participer à la visite ?

La composition de la délégation doit être décidée avant la demande de rendez-vous. La délégation se composera de préférence d’au moins deux personnes mais, de préférence, pas plus de trois. Les délégués doivent connaître le mandat et la ligne de conduite d’Amnesty International ainsi que les préoccupations d’Amnesty International relatives au pays en question ; ils devraient aussi connaître la situation politique générale dans pays. L’expérience antérieure de ce genre de visites est utile.

Il peut être parfois bon d’inclure dans la délégation une personne extérieure à Amnesty International : un parlementaire, un savant ou un écrivain connus pour leur intérêt pour les droits de l’homme ou ayant une connaissance particulière du pays. Cette personne extérieure ne se devrait pas être un journaliste une approche spécifique.

Si une personne extérieure fait partie de la délégation, il est essentiel qu’elle soit au courant du mandat d’Amnesty International. Cette personne doit être perçue par l’ambassadeur comme quelqu’un d’objectif et d’impartial.

La délégation doit se réunir au moins une fois avant la visite. Lors de cette réunion, les délégués doivent se familiariser avec les problèmes à soulever. On doit définir la façon dont sera présentée l’information et décider qui parlera de quoi. Il peut être utile de désigner un chef de délégation qui présentera celle-ci à l’ambassadeur et fera une présentation générale d’Amnesty International.

III.CONDUITE DE LA REUNION

Que dire et dans quel ordre ?

Au début de la réunion, le chef de la délégation doit remercier l’ambassadeur d’avoir fournie à Amnesty International l’occasion de présenter ses préoccupations. Ensuite, les autres membres de la délégation peuvent êtres présentés. Si cela paraît utile, la profession et /ou la position au sein de la communauté des délégués (indépendamment de leurs fonctions dans Amnesty International) peuvent êtres brièvement mentionnés.

Il faut ensuite faire une brève présentation d’Amnesty International comprenant une explication générale de différents domaines du mandat, des principes généraux relatifs à l’impartialité, à la violence, à l’acceptation de fonds, à l’indépendance et aux méthodes de travail d’Amnesty International (voir. Guide). .On peut aussi mentionner brièvement la structure du mouvement, le nombre des membres et des groupes dans la Section et dans le mouvement et les relations entre le mouvement international et les Sections. Le statut consultatif d’Amnesty International auprès des Nations Unies (ECOSOC), de l’UNESCO. du Conseil de l’Europe, de l’O.E.A. pourrait être également mentionné.

On doit présenter le dernier Rapport Annuel ou le dernier Rapport sur le pays de l’ambassadeur et la délégation peut demander si l’ambassadeur le connaît. On peut mentionner des exemples des échos suscités par le Rapport dans les médias internationaux ou ceux du pays de la Section.

La délégation doit demander si l’ambassadeur reçoit le bulletin externe et le dernier numéro pourrait être présenté. On peut proposer un abonnement gratuit.

Après ces remarques liminaires, la délégation doit présenter les problèmes particuliers qu’elle souhaite évoquer. Si des textes ont été préparés, ils devraient être donnés à ce moment-là. (Les textes externes du Secrétariat International ou ceux préparés par la Section).

En présentant ces documents, la délégation doit expliquer les fonctions du Secrétariat International comme suit :

‘"Nos informations ont été rédigées par le Secrétariat International à Londres. Le personnel spécialisé du Secrétariat International recueille et vérifie les informations sur les violations des droits de l’homme en provenance du monde entier. Si vous désirez exprimer un avis sur ces informations, nous transmettrons volontiers vos commentaires au Secrétariat International."

La délégation devraient dire qu’elle sait que l’ambassadeur n’est peut-être pas habilité à prendre des décisions ou à faire des commentaires sans consulter les autorités de son pays, mais qu’elle espère que l’ambassadeur transmettra à son gouvernement les préoccupations d’Amnesty International. La délégation doit également indiquer qu’elle tient à établir un dialogue avec l’ambassadeur et qu’elle espère une réponse aux questions soulevées, et tout spécialement celles relatives aux cas de prisonniers d’opinion individuels.

Dans la plupart des cas, l’ambassadeur ne connaîtra pas les cas individuels évoqués par la délégation et l’on ne peut pas attendre de lui qu’il donne des informations sur le champ. IL dira probablement qu’il demandera des renseignements et la délégation doit demander une confirmation explicite de ceci. Il faut aussi savoir que même si l’ambassadeur a des moyens pour obtenir des informations de son ministère des Affaires étrangères, ceci dépend aussi de l’opinion du ministère sur les préoccupations soulevées et de sa bonne volonté pour transmettre les demandes d’informations aux autres autorités. Mais le fait que la demande d’informations soit acheminée par l’ambassade à l’étranger est un facteur favorable pour obtenir une réponse.

Il ne faut pas que l’entrevue se transforme en une communication à sens unique de la délégation d’Amnesty International. On peut poser à l’ambassadeur des questions spécifiques ou demander des commentaires sur les préoccupations d’Amnesty International. IL existe aussi le danger que l’entrevue prenne la forme d’une communication à sens unique de l’ambassadeur qui chercherait à justifier les actes de son gouvernement, ou à les nier, ou à faire dévier la conversation sur d’autres sujets Dans ce cas, le chef de la délégation devrait s’efforcer de ramener l’entretien sur le sujet initial.

L’un des membres de la délégation doit prendre des notes. Ne pas employer de magnétophone, car ceci peut apparaître comme un manquement à la courtoisie, mais si l’ambassadeur enregistre la conversation, la délégation peut demander une copie de cet enregistrement, mais ne doit se fier qu’à ses notes.

A la fin de l’entrevue, le chef de la délégation doit faire un bref résumé comprenant les demandes et les acceptations de l’ambassadeur (ou de la Section). La délégation doit avertir l’ambassadeur qu’elle rendra compte au Secrétariat International, le remercier pour avoir consacré du temps à l’entrevue et exprimer l’espoir que l’ambassadeur transmettra au gouvernement les futures démarches de la Section ou des groupes.

Comment éviter certains pièges ?

L’ambassadeur peut essayer d’éviter de traiter le sujet directement, ou peut avoir pour instructions de se borner à critiquer Amnesty International. La délégation doit essayer de prévoir des réponses à différentes réactions de l’ambassadeur. (voir question piège typique d’un ambassadeur et réponse à y apporter ?)

La délégation doit être au courant de la situation politique dans le pays de l’ambassadeur et de son histoire récente. Mais elle ne doit pas se laisser entraîner dans une discussion politique sur le pays.Amnesty International ne se prononce pas sur les causes des violations des droits de l’homme.

La délégation doit également bien connaître les instruments des droits de l’homme ci-dessus, ainsi que l’Ensemble des Règles minima pour le traitement des détenus des Nations-Unies. On s’y référera au besoin dans la conversation.

Questions pièges typiques d’un ambassadeur et réponses à y apporter ?

A Si l’ambassadeur dit que les informations d’Amnesty International ne sont que de la propagande politique, la délégation peut demander une confirmation écrite du gouvernement que les informations d’Amnesty International ne sont pas fondées, indiquant les passages inexacts. Expliquez que si notre information se révèle inexacte, elle sera publiquement rectifiée et que l’une des raisons de la visite est précisément d’obtenir des renseignements du gouvernement de l’ambassadeur.

B Si l’ambassadeur dit qu’il ne peut rien faire, dites qu’Amnesty International ne demande rien qui excède les fonctions diplomatiques normales de l’ambassadeur, mais souhaite que l’ambassadeur rende compte de l’entrevue au gouvernement et demande les réponses aux questions posées.

C. Si l’ambassadeur demande quel droit à Amnesty International de s’ingérer dans les affaires internes d’un autre pays, la délégation doit dire que les droits humains relèvent de la responsabilité internationale, clairement définie dans la charte des Nations Unies et dans la Déclaration Universelle des droits de l’homme, de même que dans les instruments internationaux ratifiés par le pays de l’ambassadeur, en particulier le Pacte relatif aux droits civils et politiques (voir liste des ratifications dans IOR 51.Voir aussi POL /01/01/80) et mentionnez que le statut consultatif auprès de l’ECOSOC accordé aux organisations telles qu’Amnesty International signifie qu’elles ont un rôle légitime à jouer dans la défense des doits de l’homme.

D Si l’ambassadeur demande pourquoi Amnesty International ne s’occupe que de son pays et non de tel autre pays (ce sera, en général, un pays ennemi, politiquement ou militairement), la délégation peut expliquer l’impartialité d’Amnesty International. Pour attirer l’attention de la communauté internationale sur des situations particulières de violations des droits de l’homme, Amnesty International est obligée de mettre en lumière les faits relatifs à des pays. Ceci ne signifie pas qu’Amnesty International prend position contre tel ou tel pays ; elle ne dénonce que les violations des droits de l’homme qui ont lieu dans ce pays. Mentionnez des rapports-pays et rapports-campagne récents, de préférence relatifs à des pays idéologiquement opposés.

E Si l’ambassadeur demande pourquoi Amnesty International ne s’occupe pas de tel pays, la délégation doit y être préparé et savoir quels sont les pays souvent attaqués par le pays de l’ambassadeur. Si Amnesty International a publié récemment un rapport sur un tel pays, il doit être mentionné, ainsi que les préoccupations d’Amnesty International. Ne le faire qu’en réponse à une question de l’ambassadeur.

F Si l’ambassadeur demande comment Amnesty International peut connaître la situation dans son pays sans y être allée, la délégation peut, s’y n’a pas eu récemment de mission dans le pays, demander si c’est une invitation à Amnesty International pour s’y rendre. Dans l’affirmative, la délégation doit dire qu’elle la transmettra au Secrétariat International.

IV. SUIVI DE LA VISITE

Que dois je faire après la visite ?

Une lettre à l’ambassadeur.
Immédiatement après la visite, envoyer une brève lettre à l’ambassadeur pour le remercier de son accueil, résumer les principaux points de la conversation et confirmer toutes demandes ou accords des deux côtés. Joindre toutes publications promises et confirmer les futures visites sur lesquelles on se sera mis d’accord. S’il y a eu des faits nouveaux dans le pays de l’ambassadeur, les mentionner

Comme l’ambassadeur doit généralement rendre compte à son ministre et lui demander de relayer les préoccupations d’Amnesty International au gouvernement, un certain temps peut s’écouler avant qu’on ait une réponse La délégation ne doit pas donner l’impression de s’être désintéressé. Si aucune réponse ne parvient sous, par exemple, un mois, on peut envoyer autre lettre rappelant l’entrevue ainsi que les demandes et les accords intervenus et exprimant l’espoir que l’ambassadeur pourra bientôt envoyer les renseignements demandés. La Section pourra ensuite envoyer des rappels à des intervalles réguliers, et s’il y a entre-temps des événements nouveaux en matière des droits de l’homme dans le pays de l’ambassadeur, il faut les résumer dans ces lettres.

Rapport au Secrétariat International.
Immédiatement après la visite, il faut envoyer un rapport au chercheur responsable au Secrétariat International.

Celui-ci devra comprendre :

 La date et le lieu de l’entrevue ;

 Liste des participants pour l’ambassade et pour Amnesty International (noms et fonctions) ;
motif de l’entrevue, par exemple dans le cadre d’une campagne ou action, à la demande d’Amnesty International ou de l’ambassade, suivi d’une visite antérieure, etc. ;

 difficultés éventuelles pour obtenir l’entrevue (réticence de l’ambassade) ;

 résumé de l’entrevue, sans omettre les cas individuels évoqués (joindre copies des textes préparés pour l’entrevue, ) ;

 réactions de l’ambassadeur (informations, contestations) ;

 accords intervenus (envoi de rapports d’Amnesty International, Newsletter, etc.) ;

 promesses éventuelles de l’ambassadeur (informations, transmission de lettres de groupes) ;

 suivi prévu par la Section ;

 demande de suggestions au Secrétariat International.

Si une réponse est reçue de l’ambassadeur, envoyez des copies au chercheur.

Les groupes de la Section
Les groupes qui ont des dossiers de prisonniers dans le pays en question doivent être informés de la visite. Ceci peut être fait au moyen d’une copie de la lettre de suivi ou du rapport au Secrétariat International. Si l’ambassadeur a promis de s’occuper des cas qui lui ont été signalés, on doit suggérer aux groupes d’envoyer copies de leurs lettres aux autorités à l’ambassadeur, s’ils ne le font pas déjà.

Exécutif de la Section.
L’exécutif doit être informé de la visite par des copies de lettres de suivi ou du rapport au Secrétariat International. Toute cette correspondance doit être classée au secrétariat de la Section.

Autre suivi.
Ce n’est pas un secret qu’Amnesty International cherche des contacts avec des représentants de pays pour leur transmettre les préoccupations du mouvement et obtenir des informations. Il est cependant souvent préférable de considérer de tels contacts comme confidentiels, afin de créer une atmosphère de confiance réciproque, ce qui facilitera le dialogue.

Si l’ambassade rend publique l’entrevue avec Amnesty International, la Section est également libre d’en parler dans le bulletin externe ou au moyen d’un communiqué de presse. Si le communiqué de l’ambassade contient des informations trompeuses ou inexactes, la section doit les rectifier. L’ambassade doit en être informée, par exemple par un exemplaire du communiqué de presse, des coupures de journaux ou d’un exemplaire du bulletin externe.

V. RELATIONS AU JOUR LE JOUR AVEC LES AMBASSADES

A quelle fréquence dois-je entretenir des contacts avec mon ambassade ?

Les Sections doivent s’efforcer de placer les relations avec les ambassades sur un plan régulier.
Les visites ne peuvent pas être trop fréquentes. Mais si l’ambassade n’accepte aucune entrevue, la Section peut essayer de trouver d’autres moyens pour communiquer les préoccupations d’Amnesty International à l’ambassadeur.

Les relations de routines avec les ambassades peuvent comprendre :
 l’utilisation des ambassades par les groupes comme moyen de transmission de questions relatives aux cas dont ils s’occupent. Les groupes peuvent soit envoyer des copies de leurs lettres aux autorités à l’ambassade, ce qui peut inciter l’ambassadeur à informer son gouvernement de la réception de ces lettres, soit écrire à l’ambassadeur pour formuler des questions spécifiques sur des cas particuliers en demandant que ces questions soient transmises au gouvernement.

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